Hoe snel moet ik een offerte opvolgen?

Een vaste termijn die voor iedereen klopt bestaat niet. Vraag bij het versturen wanneer de klant een belletje of bericht prettig vindt, bijvoorbeeld over een paar dagen, en houd je daaraan. Laat het moment afhangen van wat de klant zelf aangeeft.

Wat zeg ik als ik de klant opbel?

Begin met een vraag over de offerte, niet met de vraag of de klant al besloten heeft. Bijvoorbeeld: is alles duidelijk, of wilt u dat ik iets anders uitreken? Zo geef je de klant ruimte om te zeggen wat hem tegenhoudt.

Hoe vaak mag ik een klant benaderen?

Daar is geen vaste regel voor. Een voorbeeld: een belletje op het afgesproken moment, en een paar dagen later een kort bericht met iets nuttigs. Stem het aantal contactmomenten af op de klant en op wat jullie samen hebben afgesproken. Zegt de klant dat hij geen contact meer wil, stop dan en sluit de offerte af.

Moet ik de prijs verlagen als de klant twijfelt?

Liever niet als eerste stap. Vraag eerst wat de klant tegenhoudt. Soms is het de prijs, maar het kan ook de planning zijn, een onduidelijk onderdeel of de keuze tussen twee vloeren. Een lagere prijs lost die vragen niet op.

Offerte opvolgen als vloerenlegger: help de klant kiezen

Je hebt een vloer ingemeten en de offerte verstuurd. Daarna hoor je niets, maar je weet niet of de klant twijfelt over de prijs, de planning of een onderdeel van het werk. Het doel van je opvolging is om die vraag helder te krijgen, niet om een beslissing af te dwingen. Stem het contact af en help de klant begrijpen wat er nodig is om te kiezen.

Waarom je niets hoort

Een klant die niet reageert, kan daar allerlei gewone redenen voor hebben. Mogelijke redenen zijn:

De klant heeft het druk. De offerte staat tussen de rest van de mail en wacht op een rustig moment.
De klant vergelijkt. Er liggen misschien meer offertes en de klant weet nog niet welke het wordt.
Er is een onduidelijk punt. De klant snapt een regel niet en durft er niet naar te vragen.
De partner of een andere beslisser moet nog meekijken. Dat gesprek moet nog gevoerd worden.
De klant twijfelt over de vloer zelf. PVC of laminaat, licht of donker, en dan stelt men de beslissing uit.

Je weet niet welke reden speelt zolang je het niet vraagt. Een kort, vriendelijk contactmoment kan dat verduidelijken, mits de klant daar ruimte voor geeft.

Stem het belmoment af bij het versturen

De makkelijkste manier om niet opdringerig te zijn, is niet verrassend bellen. Vraag dus bij het versturen of de klant op een bepaald moment over deze offerte gebeld wil worden, bijvoorbeeld: "Mag ik u donderdag even bellen om te horen of alles duidelijk is? Als een bericht u liever is, laat het gerust weten."

Dat helpt op drie punten:

De klant bepaalt mee hoe en wanneer je contact opneemt.
De klant weet wat hij kan verwachten en kan zich daarop voorbereiden.
Je laat zien dat je betrouwbaar bent: je doet wat je zegt, ook voor je de klus hebt.

Alleen aankondigen dat je belt is niet hetzelfde als een afspraak. Pas als de klant ja heeft gezegd, mag je ervan uitgaan dat bellen welkom is. Leg dat antwoord vast, bijvoorbeeld in je mail of in je notities, zodat je later kunt terugvinden wat is afgesproken.

Zegt de klant dat hij liever niet gebeld wordt, of vraagt hij later om geen contact meer, dan respecteer je dat. Voor telefonische verkoop aan consumenten gelden regels over toestemming en het stoppen bij bezwaar. Kijk daarom altijd naar de actuele regels en ga er niet van uit dat een eerdere offerteaanvraag elk telefoontje toestaat.

Verstuur de offerte op het moment dat je met de klant hebt afgesproken. Ook dan kan er een vervolgvraag komen, en dat is normaal.

Wat je zegt tijdens het belletje

De vraag "Heeft u al een besluit genomen?" zet de klant onder druk. Die vraag beantwoordt hij met "nog niet", en daarmee is het gesprek klaar. Stel liever een vraag die iets oplevert.

Open met de offerte, niet met de beslissing

"Is alles in de offerte duidelijk?" of "Zijn er onderdelen waar u nog vragen over heeft?" geeft de klant ruimte. Zo kan de echte reden naar boven komen: de prijs van de ondervloer, de leverdatum, de keuze tussen twee kleuren.

Neem een nuttige toevoeging mee

Een tweede contactmoment is waardevoller als je iets nieuws brengt. Bijvoorbeeld een foto van een vergelijkbare vloer, een advies over onderhoud of een vrije datum in je planning. Dan bel je niet om te vragen, maar om iets te geven.

Luister naar bezwaren

Als de klant zegt dat het te duur is, vraag dan waarmee de prijs wordt vergeleken. Soms is de andere offerte voor een andere vloer, zonder ondervloer of zonder afwerking van de plinten. Leg dan rustig uit wat in jouw offerte zit. Je hoeft niet meteen te zakken in prijs.

Een voorbeeldschema

Een schema kan eenvoudig blijven. Dit is een voorbeeld dat je afstemt op de klant en op wat jullie hebben afgesproken:

Moment	Wat je doet
Bij het versturen	Vraag of en wanneer de klant gebeld wil worden en leg het antwoord vast
Op het afgesproken moment	Bel of app met een vraag over de offerte
Een paar dagen later	Een kort bericht met iets nuttigs, zoals een beschikbare legdatum

Is er dan nog geen reactie? Stuur alleen nog een bericht als dit past binnen jullie contactafspraak en de klant niet heeft gevraagd om geen contact meer op te nemen. Bij zo'n verzoek stuur je geen laatste bericht. Past een bericht wel, bijvoorbeeld: "Ik wil u niet lastigvallen. Als u kiest voor een andere aanpak, begrijp ik dat. Mijn offerte is geldig tot 15 november. Laat het gerust weten als u vragen hebt." Gebruik in zo'n bericht altijd de geldigheidsdatum die echt in je offerte staat. Het afsluiten van je eigen opvolging verandert die geldigheid niet.

Sluit een offerte netjes af

Een open offerte die maanden blijft hangen, kost je aandacht en geeft een vertekend beeld van je verkoop. Sluit hem dus intern af als je geen reactie meer verwacht of als de klant heeft gezegd dat hij niet verder wil. Dat is geen falen, maar overzicht.

Noteer daarbij waarom de klant afhaakte, voor zover je dat weet: de prijs, de planning, een andere aanbieder, of geen reactie. Na een tijd kun je een patroon zien. Haken veel klanten af op de planning, dan kun je in de offerte een legdatum noemen. Haken ze af op een onduidelijk onderdeel, dan kun je dat onderdeel anders omschrijven.

Kiest de klant voor een ander en is contact nog welkom, bedank dan voor de terugkoppeling. Vraag eventueel: "Mag ik u nog twee aandachtspunten meegeven voor uw vloer?" Denk aan controleren of ondervloer en plinten in de offerte staan en welke legdatum echt is afgesproken. Geef dat advies zonder alsnog je offerte erdoor te willen krijgen. Bij een verzoek om geen contact stuur je ook dit bericht niet.

Wat Vloer-Offerte.nl hierin kan doen

Met Vloer-Offerte.nl maak je de offerte bij de klant op je telefoon of tablet. Neem het voorstel samen door en vraag welke onderdelen nog uitleg nodig hebben, voordat je een volgend contactmoment afspreekt. Het gesprek en het opvolgen blijven werk dat jij doet. Bekijk hoe je de offerte bij de klant maakt op de pagina voor vloerenleggers.

Conclusie

Een offerte zonder reactie kan allerlei oorzaken hebben, dus vraag ernaar in plaats van te gokken. Stem bij het versturen af of en wanneer je mag bellen, begin het gesprek met een vraag over de offerte en breng bij een tweede contact iets nuttigs mee. Respecteer een verzoek om geen contact en sluit de offerte daarna netjes af. Schrijf op waarom klanten afhaken, zodat je volgende offerte beter wordt.